Подрядчику заплатили. А где акт?
Месяц заканчивается. В выписке — оплата подрядчику, в почте — счёт, а акта нет. Прежде чем писать «срочно пришлите закрывающие», давайте выясним, какого именно документа не хватает и что за ним стоит.
Сначала проверьте: работа уже выполнена?
Откройте договор и назначение платежа. Это аванс, оплата этапа или окончательный расчёт? Если вы перечислили предоплату за работу, которая ещё не выполнена, отсутствие акта не означает, что его забыли прислать.
Спросите сотрудника, который работал с подрядчиком: что сделано, когда передан результат и есть ли замечания. Ответ «мы всё оплатили» на эти вопросы не отвечает.
Соберите одну понятную цепочку
Положите рядом договор или заказ, счёт, платёж и переписку о результате работы. Проверьте, совпадают ли компания, предмет работы, сумма и период. Затем посмотрите почту и систему электронного документооборота: документ мог прийти другому сотруднику или остаться неподписанным.
Не ищите любой акт на нужную сумму. Нужен документ именно по этой работе. Каким он должен быть — актом, УПД или другим документом — зависит от операции и условий её оформления.
Напишите так, чтобы вас поняли с первого раза
Вместо «пришлите все документы» назовите договор, работу и период. Укажите, куда отправить документ, и попросите подтвердить срок. Так подрядчику не придётся угадывать, о каком заказе речь.
Если работы ещё не приняты или есть спор по объёму, сначала разберите его с ответственным сотрудником. Просьба прислать акт сама по себе этот вопрос не решит.
Что передать бухгалтеру
Передайте всю собранную цепочку и отдельно напишите, чего не хватает. Например: «Договор и оплата есть. Результат передан 28 марта, акт запросили, подрядчик обещал ответить в четверг». Это уже задача, с которой можно работать.
Не делайте вывод о расходах или НДС только по факту оплаты. Порядок отражения операции зависит от её содержания, документов и вашей системы налогообложения. Здесь лучше задать бухгалтеру конкретный вопрос, приложив найденные документы.
Письмо подрядчику, которое можно взять за основу
Добрый день! По договору № [номер] от [дата] выполнены [работы] за [период]. Оплата — [дата и сумма]. Просим направить документ по выполненным работам через [ЭДО / согласованный способ] и сообщить срок отправки. Если для оформления нужны сведения с нашей стороны, напишите, какие именно.
Что проверить
Отметьте то, что уже сделали.
Готово: 0 из 5
Начните с одной операции. Когда понятно, что произошло и чего не хватает, переписка становится короче, а вопрос — решаемым.
О документальном оформлении операций: разъяснение ФНС о первичных документах от 05.02.2025.